Digitale und hybride Events: Wie entwickelt sich Begegnungskommunikation 2021?

VERÄNDERUNGEN IM EVENTMARKT

Die Eventbranche erfährt in Deutschland eine Transformation – seit März 2020 beschleunigt durch die Corona-Pandemie. 2020 fanden neun von zehn Veranstaltungen nicht statt. Der Trend geht laut Deutschland-Studie* des Kongress- und Veranstaltungsmarktes „Meeting- & EventBarometer 2019/2020“ zu virtuellen und hybriden Eventformaten. 27 Prozent der Anbieter und 13 Prozent der Veranstalter betrachten hybride und räumlich verteilte Veranstaltungen als zukunftsweisend. 60 Prozent der Anbieter und 75 Prozent der Veranstalter beurteilen die derzeitige Nutzung virtueller Möglichkeiten im Eventbereich jedoch als ausbaufähig. 

Anfang 2020 schätzten die Anbieter den Anteil an hybriden Veranstaltungen für das Jahr 2019 auf 13,7 Prozent. Im Vergleich zum Vorjahr steigerte sich der Anteil um 3,3 Prozentpunkte. Die Ergebnisse für das laufende Jahr dürften deutlich höher ausfallen. 36,4 Prozent aller Veranstalter führten 2019 bereits hybride und 14,1 Prozent rein virtuelle Veranstaltungen durch. Insgesamt waren 2019 bereits über ein Viertel aller Veranstaltungen hybrid und 22,2 Prozent rein virtuell. Die Entwicklung weg von Großveranstaltungen vor Ort hin zu digitalen Events gab es also bereits vor COVID-19 und den daraus resultierenden Beschränkungen. 

TOP 5 HERAUSFORDERUNGEN BEI DER DIGITALEN EVENT-KONZEPTION

Veranstaltungen vor Ort bestechen durch ihre Unmittelbarkeit und ermöglichen den Teilnehmern das vollständige Eintauchen in das gebotene Erlebnis. Virtuelle Veranstaltungen oder hybride Konzepte müssen auch auf Distanz funktionieren. Daher sollten sich Veranstalter folgende Herausforderungen bewusst machen:

1. Reduzierte sinnliche Ansprache

Durch digitale Events werden nur zwei von fünf Sinnen angesprochen: Sehen und Hören. Die verbliebenen optischen und akustischen Eindrücke müssen technisch optimal gestaltet werden. Schlechte Ton- und Bildqualität sowie unglücklich gewählte Bildausschnitte können das Eventerlebnis so negativ beeinflussen, dass sich die User entnervt ausloggen. Zudem gilt es zu bedenken, dass nicht alle virtuellen Gäste über eine gute technische Ausstattung (Lautsprecher, großer Monitor, gute Mikrofone) und entsprechende Bandbreite verfügen. 

2. Geringe Aufmerksamkeitsspanne

Die Zeitspanne, in der Medienkonsumenten ihre Aufmerksamkeit einem Thema widmen, wird immer kürzer. Insbesondere im Internet konkurrieren Inhalte mit einem ständigem Datenstrom an weiteren Informationen. Da das Ablenkungspotenzial dadurch enorm ist, gilt die Aufmerksamkeitsspanne im World Wide Web mit rund acht Sekunden als besonders gering. Um digitale Zuhörer im Laufe der Veranstaltung nicht zu verlieren, müssen virtuelle Events mit Spannungsbogen und interaktiven Elementen konzipiert werden. Ebenso erscheint es sinnvoll, die Ablenkungsgefahr so weit wie möglich zu verringern, da sie deutlich größer als bei Veranstaltungen on location ist. Hier kann ein Appell zu Beginn des Events von Vorteil sein, nicht genutzte Anwendungen und Browserfenster zu schließen.

3. Erschwerter Draht zueinander

Verbindungen zu anderen Personen werden über Distanz deutlich langsamer aufgebaut als über Face-to-Face Kommunikation. Es ist daher essentiell, dass digitale Speaker speziell geschult werden, um ihre Zuhörer zu begeistern. Virtuelle Vorträge von einem einzigen Sprecher alleine können schnell eintönig wirken, insbesondere wenn sie lange dauern. Mögliche Lösungen: Die Nutzung von Umfrage- und Chat-Elementen. Speaker haben die Option, Fragen zu stellen und während des Vortrags darauf einzugehen. Zudem bietet es sich an, viele abwechslungsreiche Elemente zu integrieren: verschiedene Sprecher, Interviews, Präsentationen, kurze Bewegtbildeinblendungen sowie interaktive Elemente.

4. Andere Bewerbung

Wer virtuelle Events auf die gleiche Art und Weise wie Live Events bewirbt, vergibt neue Chancen. Die klassische Besucherwerbung der Kongress- und Messeveranstalter allein ist nicht ausreichend. Entscheidend sind ein guter DSGVO-konformer E-Mail-Verteiler oder zusätzliches Budget für bezahlte Online-Werbung. Hier wird schnell klar, welcher Veranstalter seine Hausaufgaben gemacht hat und beispielsweise rechtlich korrekt integriertes User Tracking auf seiner Website oder andere Webanalytik für Optimierungen nutzt.

5. Technikaffinität der Teilnehmer

Nicht jede Zielgruppe ist online-affin. Es liegt in der Verantwortung der Veranstalter zu prüfen, welches Event-Format sich für die jeweilige Zielgruppe eignet. Um die Schwelle zur Teilnahme möglichst gering zu halten, ist es empfehlenswert, eine verständliche Userführung einzuplanen und technische Hürden möglichst gering zu halten. 

TOP 5 VORTEILE VON DIGITALEn Und HYBRIDEN EVENTS

Events mit virtuellen Elementen bringen zwar spezielle Anforderungen mit sich, aber auch viele Vorteile und neue Möglichkeiten – sowohl für die User als auch für die Veranstalter:

1. Weniger Kosten

Im Gegensatz zu Live Events fallen bei digitalen Event-Konzepten verschiedene Kostenpunkte weg oder reduzieren sich für den Veranstalter: Druckkosten für Printmaterialien, Versandkosten, Aufwendungen für Catering, Entsorgung und Endreinigung oder Raummieten. Häufig minimiert sich auch der benötigte Personalbedarf und damit entsprechend Gehalts- oder Honorarbeträge. Jedoch darf in dieser Rechnung nicht vergessen werden, dass virtuelle Veranstaltungselemente den Zugriff auf eine entsprechende technische Infrastruktur oder Ausrüstung erfordern und dabei anders geartete Kosten entstehen können. Für die Teilnehmer entfallen in der Regel die Anfahrts- und Übernachtungskosten, was die Hemmschwelle zur Event-Zusage senkt.

2. Überwindung von räumlichen und zeitlichen Beschränkungen

Sobald Events über das Internet zugänglich sind, ist es irrelevant, woher die Teilnehmer stammen. Sie sind allesamt nur einen Klick entfernt. Viele Veranstalter stellen zudem nach dem Event Aufnahmen oder Informationsmaterial zur Verfügung, das mehrfach konsumiert werden kann. 

3. Größere Reichweite

Insbesondere dann, wenn der Zugang zu virtuellen Events und den entsprechenden Materialien technisch einfach gestaltet wird, lässt sich eine enorme Reichweitenvergrößerung erreichen. Wenn Veranstalter öffentlichkeitswirksam vorgehen, können sie Teilnehmer über Landesgrenzen hinweg ansprechen und für ihr Event begeistern. Mitschnitte der Veranstaltung sowie Informationsmaterialen mit Mehrwert können unabhängig vom eigentlichen Event-Termin auch noch im Nachgang viele User erreichen. Von Fall zu Fall ist abzuwägen, ob relevante Informationen unter Umständen auch die Möglichkeit einer zusätzlichen Einnahmequelle bieten, indem sie kostenpflichtig zur Verfügung gestellt oder zur Leadgenerierung genutzt werden. Zudem besteht immer die Chance, dass gute Events und ihre Inhalte viral gehen – daher lohnt es sich, Materialen entsprecht sorgfältig und ansprechend aufzubereiten. 

4. Erfolgsmessung

Längst ist sowohl Veranstaltern als auch Teilnehmern digitaler Events klar, dass das User-Verhalten exakt messbar ist. Dabei sollten Veranstalter in jedem Fall DSGVO-konform vorgehen. Entsprechende Tracking-Tools und Website-Implementierungen ermöglichen eine umfassende Erfolgsermittlung. Voraussetzung ist dabei, dass Veranstalter und Auftraggeber im Vorfeld relevante Kennzahlen festgelegt haben und diese während der Veranstaltung erfasst wurden. So lassen sich beispielsweise der Return on Investment (ROI) oder besonders erfolgreiche Event-Elemente ermitteln. Letzteres kann zur Optimierung kommender Veranstaltungen dienen und dabei helfen, das Profil der gewünschten Zielgruppe weiter zu schärfen. 
Auch für die User kann dieses Vorgehen gewisse Vorteile bergen. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Veranstalter ihnen immer passgenauere Informationen zu ihren Bedürfnissen zukommen lassen kann, steigt. Entscheidend ist jedoch, dass die User das auch möchten – denn die Privatsphäre der Zielgruppe sollte stets gewahrt bleiben.

5. Nachhaltigkeit

Virtuelle Events benötigen weniger Ressourcen als Live Events. Der ökologische Fußabdruck der Veranstaltung minimiert sich beispielsweise durch das Wegfallen oder starke Reduzieren von Anfahrtswegen – sei es der Teilnehmer, Speaker oder Mitarbeiter. Zudem werden in der Regel weniger Druckmaterialien benötigt und auch eine aufwendige Reinigung des Veranstaltungsorts entfällt. Veranstalter können somit im Bereich Nachhaltigkeit punkten. Es lohnt sich jedoch auch der Blick auf den benötigten Stromverbrauch.

UNSERE EXPERTISE: FULL MOON EVENT HD – HYBRID & DIGITAL

Hybride und rein digitale Veranstaltungskonzepte vereinen viele Chancen in sich. Wir unterstützen Sie dabei, das richtige Event-Format für Ihre Veranstaltung zu finden und es passgenau auf Ihre Zielgruppe zuzuschneiden. Wir haben unseren Event-Bereich transformiert und unsere Expertise in puncto HD weiter ausgebaut. Wir schaffen Emotionen, digitale Markenerlebnissen und Customer Involvement. Von der digitalen Plattform über Interaktion bis hin zu verfügbaren Studios – Wir bieten ein umfassendes Leistungsspektrum zentral gesteuert aus einer Hand. Faszinieren Sie mit uns Ihre Zielgruppen und Teilnehmer!

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Weiterführende Informationen

Xing Events. Whitepaper. September 2020.

Weitere Studienergebnisse finden Sie im „Meeting- und EventBarometer“, das jährlich vom Europäischen Institut für TagungsWirtschaft (EITW) durchgeführt wird und als einzige Studie in Deutschland sowohl den Kongress- als auch den Eventbereich berücksichtigt. 

*Im Rahmen einer Online-Befragung von Januar bis März 2020 wurden über 4.000 Veranstaltungsstätten in ganz Deutschland mit einer Kapazität von mindestens 100 Sitzplätzen im größten Saal sowie rund 4.500 Veranstalter weltweit befragt.